ในยุคที่เอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF เป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงาน
ตั้งแต่การจัดทำรายงาน การส่งมอบงาน ไปจนถึงการลงนามอนุมัติเอกสารสำคัญ สำนักคอมพิวเตอร์จึงกำหนดแนวทางมาตรฐานในการเลือกใช้โปรแกรมจัดการเอกสาร PDF เพื่อให้การทำงานของบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ และปลอดภัยต่อข้อมูลขององค์กร
เพื่อให้การใช้งานโปรแกรมเป็นไปอย่างเหมาะสม แนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์ฟรีที่ผ่านการรับรอง 2 โปรแกรม ดังนี้
1. โปรแกรม PDF24 Toolbox
เครื่องมือจัดการไฟล์ PDF ฟรี ครบทุกฟังก์ชัน “ทำงานเอกสารได้ในที่เดียว” เหมาะสำหรับงานที่ต้อง “สร้าง จัดการ แก้ไข หรือแปลงไฟล์ PDF” เช่น
• รวมไฟล์ PDF หลายไฟล์ให้เป็นไฟล์เดียว
• แยกไฟล์ PDF ออกเป็นส่วน ๆ
• บีบอัดขนาดไฟล์ให้เล็กลง เพื่อความสะดวกในการส่งอีเมล
• แปลงไฟล์ระหว่าง PDF ↔ Word / Excel / PowerPoint / JPG
• เพิ่ม หรือลบหน้าภายในไฟล์ รวมถึงจัดเรียงลำดับหน้าใหม่
• ตั้งรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงไฟล์และเพิ่มความปลอดภัย
คำแนะนำ:
ให้ใช้ PDF24 Toolbox สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการ “จัดการหรือแปลงไฟล์” เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์ฟรี ปลอดภัย ใช้งานง่าย และไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
เหตุผลที่แนะนำ:
การใช้โปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์มีความปลอดภัยมากกว่าเว็บไซต์แปลงไฟล์ออนไลน์ ซึ่งอาจมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล หรือมัลแวร์แฝงมาในไฟล์
ดาวน์โหลดได้ที่:https://cc.kmutt.ac.th/download.html
ศึกษาวิธีการใช้งานได้ที่: https://kmutt.me/7qjr8gy
2. โปรแกรม Adobe Acrobat Reader DC
มาตรฐานสากลสำหรับ “การอ่าน ตรวจสอบ และลงนามในเอกสาร PDF” เหมาะสำหรับงานที่ต้อง “ดู ตรวจสอบ ให้ความเห็น หรือเซ็นชื่อ” เช่น
• เปิดอ่านไฟล์ PDF
• เพิ่มความคิดเห็น (Comment) หรือบันทึกย่อ (Sticky Note)
• ไฮไลต์หรือขีดเส้นใต้ข้อความสำคัญ
• กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม PDF
• ลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ด้วย Certificate เพื่อยืนยันตัวตนและให้เอกสารมีผลทางกฎหมาย
คำแนะนำ:
ให้ใช้ Adobe Acrobat Reader DC สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับ “การตรวจสอบและลงนาม” เนื่องจากเป็นโปรแกรมมาตรฐานระดับสากล มีความน่าเชื่อถือสูง และปลอดภัยสำหรับการจัดการเอกสารสำคัญ
ดาวน์โหลดได้ที่:https://cc.kmutt.ac.th/download.html
ศึกษาวิธีการใช้งานได้ที่: https://kmutt.me/7qjr8gy
สรุปแนวทางการใช้งานให้ถูกประเภทงาน
• หากต้องการ จัดการหรือแปลงไฟล์ PDF เช่น รวม แบ่ง แปลง หรือบีบอัดไฟล์ ให้ใช้ โปรแกรม PDF24 Toolbox ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ฟรี ครบทุกฟังก์ชัน ใช้งานง่าย และปลอดภัย เหมาะสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการ “ปรับแต่งหรือแปลงไฟล์”
• แต่หากต้องการ เปิดอ่าน แสดงความคิดเห็น หรือลงนามในเอกสาร PDF ให้ใช้ โปรแกรม Adobe Acrobat Reader DC ซึ่งเป็นมาตรฐานสากล ปลอดภัย เหมาะสำหรับเอกสารราชการ โดยเฉพาะงานที่ต้องมีการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสาร
ข้อควรระวังด้านความปลอดภัยในการใช้งาน
- หลีกเลี่ยงการอัปโหลดเอกสารราชการหรือข้อมูลสำคัญไปยังเว็บไซต์แปลงไฟล์ออนไลน์ที่ไม่ได้รับการรับรองความปลอดภัย
- ติดตั้งโปรแกรมจากแหล่งทางการของมหาวิทยาลัยหรือเว็บไซต์ผู้ผลิตเท่านั้น
- ตรวจสอบไฟล์ก่อนเปิดใช้งานทุกครั้ง เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากมัลแวร์หรือไฟล์ปลอมแปลง การเลือกใช้โปรแกรมให้ตรงกับลักษณะงาน จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกันของมหาวิทยาลัย
กลับสู่ด้านบน